QMS Dokumentsenter

Kraftig verktøy for håndtering av prosesser og dokumenter

folder

QMS Dokumentsenter holder kontroll på alle typer dokumenter, som rutiner, prosedyrer, møtereferater, skjema og registreringer. Mappestruktur kan bygges opp akkurat som en selv ønsker, og tilganger kan gis brukere basert på stillinger, roller eller manuelt. Alle typer dokumenter kan versjoneres, revideres og godkjennes. Dokumentsenteret i QMS leveres også med intern editor, noe som betyr enklere versjonering og revidering av dokumenter.

QMS Dokumentsenter innehar sterke funksjoner for prosesser og grafisk fremvisning av prosesser. Dokumenter, sjekklister og rapporter kan enkelt knyttes opp mot prosesser og delprosesser, og kan enkelt finnes fram i det grafiske grensesnittet.


Dokumentsenteret inneholder egen editor - kraftig og lett gjenkjennbar fra for eksempel Microsoft Word. Opprett egne maler bruk i editoren, og spar på denne måten tid ved oppretting av dokumenter. Ved bruk av den interne editoren, er nummerering og historikk i dokumenter i andre formater historie - Dokumentsenteret i QualiCost Management System har oversikten. Alle dokumenter opprettet via vår interne editor, kan eksporeres til pdf, word, excel og bildeformat.
Foreta godkjenning av dokumenter via Dokumentsenteret og MinSide - la systemet holde oversikten! Godkjenning av dokumenter foregår i 3 nivåer - Internkontroll, kontroll fra kunde og konstruksjon. Legg opp automatisk dokumentflyt i henhold til revisjonsplan, og systemet tar seg av resten. Fysiske filer som excel, pdf eller word, eller dokumenter laget i intern editor - funksjonen for godkjenning av dokumenter takler alt.
Basert på egendefinerte innstillinger i Dokumentsenteret, tar systemet seg av nummerering av alle dine dokumenter. Du har mulighet til å sette opp nummerering på 15 forskjellige måter, finn det som passer din bedrift best.
Lag revisjoner (versjoner) av dokumenter - systemet tar hånd om selve versjoneringen. Full historikk tilbake til første versjon av et dokument, og full sporbarhet i alle endringer gjort i alle versjoneringer.
Lag din egen oversikt, med linking direkte til gjeldende lovverk. Sporbarhet i alle endringer som gjøres.
Det finnes et utall av oppysninger som kan knyttes til et dokument i Dokumentsenteret. Eksempler er prosjekter, ansvarlige brukere/roller for dokument, stillinger, prosess, delprosess, kunde, leverandør og mange flere. Du kan velge om dokumentet er en del av en MDL (Master Document List), og på denne måten opprette dokumentpakker på en rask og veldig tidsbesparende måte.
Dokumentsenteret kan leveres med fast mappeoppsett ihht ønsker. I tillegg til dette kan en som en selv ønsker opprette, endre, flytte eller slette mapper. En kraftig funksjon for rettigheter gjør at du kan styre rettigheter til alle mapper og dokumenter på en enkel måte, uten at det blir uoversiktlig. Alle brukere har også mulighet for å opprette sine egne mapper, som kun brukeren vil ha tilgang til. Brukeren kan dele private mapper med andre brukere, men bestemmer selv hvem som skal ha tilgang, og hvor lenge.

Kjernefunksjoner

Mappestruktur

Bygg opp egen mappestruktur for organisasjonen

Tilgangsstyring

Tilgang til mapper og dokumenter kan styres - ved hjelp av parametre som stillingstyper

Arbeid med dokumenter

Dokumenter opprettes og endres enkelt på din egen datamaskin, og synkroniseres automatisk tilbake til QMS Dokumentsenter

Lovverk

Egen funksjon for lovverk

Microsoft

Som hele QMS - Dokumentsenteret er basert på kjent teknologi fra Microsoft

Batchopplasting

Last opp så mange dokumenter du ønsker i en engang bia batchopplasting

Godkjenning

Avansert flyt for godkjenning av dokumenter - inkluderer risikovurdering

Versjonshåndtering

Versjonshåndtering fra Microsoft

Mobilapplikasjon

Dokumenter tilknyttet din stillingstype er automatisk tilgjengelig i mobilapplikasjon - du kan i tillegg opprette egne favoritter

Favoritter

Det opprettes automatiske favoritter basert på din stilling - du kan i tillegg opprette dine egne favoritter

Samsvar

Du kan enkelt måle live samsvar mellom ditt system og en hvilken som helst internasjonal standard

Metadata

Du kan legge inn et vell av metadata for hvert enkelt dokument, for senere bruk i statistikk og historikk

Bruksområder

Du kan bruke dokumentsenteret til lagring av alle typer dokumenter. Dette gir stor fleksibilitet, og siden dokumenter kan knyttes opp mot en rekke opplysninger, gir dokumentsenteret deg mulighet til sentralisert og strukturert oppbevaring av alle organisasjonens dokumenter. Eksempel på bruksområder:

Prosjektdokumenter
HMS-arbeid
Salg-/marked-/kontraktsdokumenter
Møtereferater
FoU
Kvalitetsledelse

img-dokument

Andre produkter

Sjekkliste

Sterk modul med alle funksjoner du trenger for registrering av sjekklister. Automatisk generering av avvik basert på regler er også integrert

Les mer

Undersøkelser

Opprett kundeundersøkelser og evaluer dine leverandører. Opprett interne undersøkelser for evaluering av arbeidsmiljøet

Les mer

Innkjøp

Innkjøpsmodul integrert i QMS, med linker til det sentrale leverandørregistreret og undersøkelser

Les mer

Faktura

Fakturamodul integrert med timeregistrering og produksjon. Opprett ordrer og overfør disse til fakturaer, eller opprett direkte

Les mer

Rappoteringssenter

Med vårt fleksible og dynamiske rapporteringssenter kan du opprette egne maler for avvik og alle andre typer rapporter

Les mer

Mobilapplikasjon

Sømløst integrert mobilapplikasjon. Inneholder funksjoner for rapportering, sjekklister, dokumenter, oppgaver, timeregistrering og innkjøp

Les mer

Kompetanse

Moduler med egne tilpasninger for kompetanse, som tillater organisasjonen å bygge egne modeller og analyser for alle typer kompetanse

Les mer

Timeregistrering

Vår modul for timeregistrering er 100 % dynamisk. Inkluderer time- og feriebank – og er selvsagt tilgjengelig i mobilapplikasjonen

Les mer